Όσοι νιώθουν ότι βγαίνοντας από εταιρικές συσκέψεις – δια ζώσης ή online – το κεφάλι τους έχει γίνει καζάνι και δυσκολεύονται να συνέλθουν, δεν αποτελούν εξαίρεση. Αυτό που περνάνε ονομάζεται «meeting hangover» και μπορεί να είναι εξίσου επώδυνο όσο η επόμενη μέρα από ένα κακό μεθύσι.
Οι διανοητικά εργαζόμενοι ή «εργάτες γνώσης» (knowledge workers), που πουλάνε ως εργατική δύναμη το μυαλό τους, αφιερώνουν όλο και περισσότερο χρόνο της εργάσιμης εβδομάδας τους σε προγραμματισμένες ή απροειδοποίητες συσκέψεις, συσκεψούλες και ενημερώσεις (meetings, briefings, brainstormings και δε συμμαζεύεται).
Σύμφωνα με την τελευταία παγκόσμια έκθεση «State of Work Innovation», για την καινοτομία στην εργασία, ο χρόνος των συσκέψεων για τους «εργάτες γνώσης» έχει διπλασιαστεί από το 2019, στις πέντε ώρες την εβδομάδα. Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι οι εργαζόμενοι τις θεωρούν απαραίτητες. Το 61% των ερωτηθέντων σε σχετική έρευνα απάντησε ότι δεν βγήκε κάποιο εποικοδομητικό αποτέλεσμα από την τελευταία σύσκεψη στην οποία συμμετείχαν.
Ακόμα χειρότερα, οι απανωτές συσκέψεις κάνουν ορισμένους υπαλλήλους να αισθάνονται αποσυνδεδεμένοι και μη παραγωγικοί. Ο Στιβεν Ρότζελμπεργκ, καθηγητής οργανωσιακής ψυχολογίας στο Πανεπιστήμιο της Βόρειας Καρολίνας στο Σάρλοτ και συγγραφέας του βιβλίου «The Surprising Science of Meetings» περιγράφει αυτό το φαινόμενο ως «meeting hangover».
Είναι η στιφή επίγευση που αφήνει μια κακή σύσκεψη, που μπορεί να χαλάσει όλη την υπόλοιπη εργάσιμη μέρα, επηρεάζοντας αρνητικά την παραγωγικότητα.
Έρευνα που δημοσιεύθηκε στο Ηarvard Business Review, διαπίστωσε ότι το 90% των υπαλλήλων γραφείου υποφέρουν από «hangover συσκέψεων» τουλάχιστον κάποιες φορές. Από αυτούς σχεδόν οι μισοί (47%) δηλώνουν ότι οι αντιπαραγωγικές ή δυσάρεστες συσκέψεις τους κάνουν να νιώθουν αποσυνδεδεμένοι από την εργασία τους και άλλοι τόσοι αναφέρουν αρνητικές επιπτώσεις στις σχέσεις τους με τους συναδέλφους.
Τι προκαλεί το meeting hangover;
Τα πιο συχνά παράπονα των εργαζομένων που βιώνουν «hangover συσκέψεων», ήταν οι άσχετες συζητήσεις (59%), η έλλειψη σαφούς ατζέντας ή στόχων (59%), η κακή διαχείριση του χρόνου (53%), η έλλειψη πρακτικών αποτελεσμάτων (48%), η άνιση (39%) ή χαμηλή (38%) συμμετοχή και ο αναποτελεσματικός συντονισμός (30%).
Σύμφωνα με την έρευνα, οι αρνητικές επιπτώσεις μιας κακώς συντονισμένης ή περιττής σύσκεψης διήρκεσαν κατά μέσο όρο δύο ώρες μετά το πέρας της. Για ορισμένους, οι αρνητικές επιπτώσεις συνεχίστηκαν και μετά το τέλος της εργάσιμης ημέρας.
Δεν είναι λοιπόν περίεργο ότι το 44% των εργαζομένων που συμμετείχαν στην έρευνα δήλωσαν ότι πλέον φοβούνται τις εταιρικές συσκέψεις, με σχεδόν τους μισούς (45%) να παραδέχονται ότι λένε ψέματα ή βρίσκουν δικαιολογίες για να αποφύγουν να παρευρεθούν.
Μειώνεται η παραγωγικότητα
Νέα έρευνα στη Μεγάλη Βρετανία, από την εταιρεία δημοσκοπήσεων Attest και το περιοδικό Raconteur, διαπίστωσε ότι σχεδόν ο ένας στους δέκα υπαλλήλους αφιερώνει περισσότερες από 15 ώρες την εβδομάδα σε συσκέψεις. Σχεδόν ένας στους πέντε αφιερώνει περισσότερο από δέκα ώρες την εβδομάδα. Δεν είναι μόνο οι συσκέψεις που αποσπούν τους εργαζόμενους από τις βασικές τους αρμοδιότητες. Οι υπερβολικές ενημερώσεις, αναφορές και ειδοποιήσεις, τα λεγόμενα check-ins, μπορούν επίσης να βλάψουν την εταιρική κουλτούρα και να εμποδίσουν την επικοινωνία.
Οι εργαζόμενοι ανέφεραν τις παρακάτω αρνητικές παρενέργειες των αχρείαστων συσκέψεων:
- Το 60,3% ότι βλάπτεται η παραγωγικότητα
- Το 50,8% ότι αναγκάζονται να «στριμώξουν» βιαστικά άλλα εργασιακά καθήκοντα, πιθανόν πιο σημαντικά
- Το 46,8% ότι αποσυντονίζονται
- Το 45,2% ότι αυξάνεται το στρες
- Το 31% ότι μειώνεται η εργασιακή δέσμευση
- Το 15,9% ότι αποσυνδέονται από τους συναδέλφους τους
Το παράδοξο της συνδεσιμότητας
O δρ. Χανς Ρουσένικ, καθηγητής εργασιακών σχέσεων στο πανεπιστήμιο του Σανκτ Γκάλεν στην Ελβετία, υποστηρίζει ότι για την αύξηση των συσκέψεων, των ενημερώσεων και των check-ins, ευθύνεται το «παράδοξο της συνδεσιμότητας». Ενώ η τηλεργασία μας έδωσε ψηφιακά εργαλεία που διευκολύνουν την επικοινωνία μεταξύ, ο καθηγητής υποστηρίζει ότι η ποιότητα της επικοινωνίας έχει χειροτερέψει.
Από την πανδημία και μετά, χάρη και στην εξ αποστάσεως εργασία, έχουν πολλαπλασιαστεί οι ενημερώσεις και οι αυθόρμητες διακοπές κατά τη διάρκεια της εργάσιμης μέρας.
Ο καθηγητής επικαλείται έρευνα που δείχνει ότι, ενώ οι υπάλληλοι γραφείου διακόπτονται από μια ειδοποίηση κάθε τέσσερα λεπτά της εργάσιμης ημέρας, μπορεί να χρειαστούν έως και εννέα λεπτά για να επανακτήσουν την συγκέντρωσή τους μετά από μια διακοπή. «Αυτό δεν βγάζει νόημα και είναι εξαιρετικά απογοητευτικό για όσους το βιώνουν», λέει.
Μία λύση είναι οι προϊστάμενοι να εξετάζουν προσεκτικά αν μια σύσκεψη είναι απαραίτητη πριν την προγραμματίσουν και να ακυρώνουν τυχόν επαναλαμβανόμενες συσκέψεις που δεν εξυπηρετούν πλέον τον σκοπό τους. Μια άλλη ισχυρή σύσταση, είναι να περιοριστεί η διάρκεια των συσκέψεων και να υπάρχει σαφής ημερήσια διάταξη, ώστε οι συζητήσεις να παραμένουν εστιασμένες και αποτελεσματικές.
